Creating a table in access 2016 in hindi (MS Access 2016 में टेबल क्रिएट करना)

MS Access 2016 में टेबल कैसे बनाते हैं, और आवश्यकता पड़ने पर टेबल में रो कॉलम जोड़ना, डिलीट करना, फील्ड का नाम बदलना, Sort, Filter करना  Field को छिपाना और दिखाना आदि Table से जुड़ी समस्त जानकारी इस पोस्ट में दिया गया है. 

 एम एस एक्सेस में  टेबल क्रिएट करने के लिए आपको  MS Access  विंडो में क्रिएट टैब के अंतर्गत टेबल ग्रुप होता है जिसमें टेबल बनाने के लिए आपको तीन ऑप्शन दिए गए होते हैं.

जो नीचे दिया गया है चित्र प्रदर्शित हो रहा है। 

टेबल बनाने के लिए 


 टेबल बनाने के लिए आपको दो ऑप्शन उपलब्ध होते हैं 

१. Table

टेबल ऑप्शन पर क्लिक  करेंगे तो आप देखेंगे कि एक टेबल बन चुका है और उसमें आप अपना डाटा या रिकॉर्ड भर सकते हैं, किंतु यहां पर आपको रिकॉर्ड भरने के लिए आपको फील्ड निर्धारण करने के लिए नहीं पूछता है यह डायरेक्ट टेबल क्रिएट कर देता है  जबकि आप चाहे तो इसे डिजाइन भी में जाकर फील्ड का निर्धारण भी कर सकते हैं. 

table 


2. Design table

 डिजाइन टेबल पर जब आप क्लिक करेंगे तो सबसे पहले  टेबल का फील्ड निर्धारण करने के लिए एक विंडो प्रदर्शित होगा  और आप देखेंगे कि इस विंडो में तीन कॉलम होते  हैं  इसमें  का पहला  field name,    दूसरा कॉलम Data type   एवं तीसरा कालम  Description  होता है  पहले कॉलम में field name के नीचे बनाए जा रहे डेटाबेस टेबल के  लिए विभिन्न फील्ड के नाम  निर्धारित किए जाते हैं निर्धारित की जाने वाली field   के लिए डाटा का प्रकार फील्ड के सामने सुनिश्चित करते हैं कि इसमें किस प्रकार का  डाटा  लिखेंगे  और डिस्क्रिप्शन के नीचे इस फील्ड के बारे में टिप्पणी यदि आवश्यक समझे तो आप टाइप करते हैं 

Design Table 


 अब  आप इसे सेव करके Datasheet view  में आकर अपना रिकॉर्ड रखते या भरते हैं. मित्रों यह टेबल बनाने का सबसे उपयोगी ऑप्शन होता है सामान्यता इसी के द्वारा हम अपने डेटाबेस फाइल में टेबल बनाते हैं.

Note 

 साथियों फील्ड का नाम अधिकतम 64 अक्षर तक हो सकता है

टेबल को खोलना और डाटा प्रविष्ट करना(Opening the table and Data Entry) 

 जिस टेबल में आपको अपने डेटा का इंट्री करना है  सबसे पहले आप अपने डेटाबेस को ओपन कर ले, फिर  आप right side एक पेन दिखाई देगा जिसमें  आपके द्वारा बनाई गई सभी टेबल दिखाई देंगे, अब  आप जिस टेबल में डाटा अर्थात रिकार्ड भरना चाहते हैं उस table  को चुनकर फील्ड वाले tab  पर क्लिक करें,  और अब आपको  view ग्रुप के अंतर्गत view  ऑप्शन दिखाई देगा , अब आप व्यू (view)  ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपको Datasheet view  और design view  दिखाई देगा उसमें से आप datasheet view को ओपन करके आप अपना रिकॉर्ड या डाटा एंट्री करते हैं यदि आप अपने टेबल के फील्ड में कोई बदलाव करना चाहते हैं तो design view  पर क्लिक करके आप फील्ड का या फिल्ड के अंतर्गत डाटा टाइप का बदलाव या किसी भी प्रकार का संशोधन आप कर सकते हैं साथियों आपको इस बात का ध्यान रखना होगा की datasheet view  रिकॉर्ड भरने के लिए डाटा एंट्री करने के लिए  तथा design view   ऑप्शन का प्रयोग field  का नाम संशोधन करने या डाटा टाइप में कोई सुधार या कोई बदलाव करना चाहते हैं तो कर कर सकते हैं.

 रिकॉर्ड में navigate करना अर्थात एक रिकॉर्ड से दूसरे रिकॉर्ड पर जाना(Navigating in Records or go to one record to other records)

 

  रिकॉर्ड से संबंधित कार्य करने के लिए टेबल को Datasheet view  में  खुली होना आवश्यक 

  टेबल में प्रविष्ट किए गए रिकॉर्ड में नेविगेट करने अर्थात एक रिकॉर्ड से दूसरे record पर जाने के लिए हम Datasheet view  नीचे की ओर एक नेविगेशन कीज उपस्थित रहता है नेविगेशन  कीज में एक रिकॉर्ड से दूसरे रिकॉर्ड पर जाने के लिए कई बटन उपस्थित होते हैं  जिसके बारे में नीचे दिया जा रहा है. 

Navigation Keys 


First Record 

इस key  का प्रयोग टेबल के पहले रिकॉर्ड पर जाने के लिए किया जाता है

Previous Record 

 इस key का प्रयोग वर्तमान रिकॉर्ड से ठीक  पिछले वाले रिकॉर्ड पर जाने के लिए किया जाता है.

Current record 

 यहां उस रिकॉर्ड का  क्रमांक प्रदर्शित होता है जिस पर हमारा  cursor है.

Next record 

 इस (key) की का प्रयोग वर्तमान रिकॉर्ड से बाद वाले रिकॉर्ड पर जाने के लिए किया जाता है

Last record 

 इसकी का प्रयोग टेबल के अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए किया जाता है.

New record 

 इसकी का प्रयोग टेबल के अंतिम रिकॉर्ड के बाद नए रिकॉर्ड की प्रविष्ट के लिए प्रदर्शित होने वाले रिक्त रिकॉर्ड पर जाने के लिए किया जाता है. 

Total no of record

 यहां पर टेबल में कुल प्रविष्ट किए गए रिकॉर्ड की संख्या का प्रदर्शन होता है.

 रिकॉर्ड को चुनना ( Selecting Records)

 टेबल में रिकॉर्ड अथवा रिकॉर्ड पर कार्य करने के लिए उसका अथवा उनका  चुना होना आवश्यक है टेबल की पहली फील्ड से पहले एक बार प्रदर्शित होती है,  उसकी rows  में इस बार पर माउस प्वाइंटर को ले जाने पर माउस प्वाइंटर की आकृति तीर के समान हो जाती है अब इस बार पर क्लिक करने पर यह रिकॉर्ड चुन लिया जाता है यदि हम एक से अधिक रिकॉर्ड को चुनना चाहते हैं तो उनको कीबोर्ड  पर shift button  को दबाकर उपरोक्त अनुसार चुन लिया जाता है.

सेलेक्ट रिकॉर्ड 

 अब आप चुने गए रिकार्ड को कट, कॉपी या डिलीट कर सकते हैं.

 रिकॉर्ड को मिटाना( Deleting Records)

 किसी ने रिकार्ड को  मिटाने अर्थात डिलीट  करने के लिए सबसे पहले उस रिकॉर्ड को सेलेक्ट करें फिर आप कीबोर्ड से डिलीट बटन या table tab  में  जाकर डिलीट ऑप्शन के द्वारा डिलीट कर सकते हैं.

 नए रिकॉर्ड को  इंसर्ट करना(Inserting new record) 

 टेबल के अंदर आवश्यकता पड़ने पर न्यू रिकॉर्ड आप इंसर्ट कर सकते हैं इसके लिए आप जिस जगह पर आपको नया रिकॉर्ड जोड़ना है रिकॉर्ड के बार पर माउस  दायाँ बटन क्लिक करे तो एक शार्ट मेनू ओपन  जिसमे new record ऑप्शन दिखाई देगा उस पर क्लिक कर नई रिकॉर्ड जोड़ सकते है।  यही से आप किसी रिकॉर्ड डिलीट भी कर सकते है बस आपको डिलीट रिकॉर्ड ऑप्शन चुनना होगा। 


 रिकॉर्ड में सर्च करना(Searching in Record)

 यदि हमारे टेबल में अनेक रिकार्ड है जिसमें से हम किसी विशेष टैक्स अथवा मान को सर्च करना चाहते हैं तो सबसे पहले उस फील्ड के कालम पर कहीं भी क्लिक करते हैं जिस कलम से संबंधित टैक्स अथवा मान search  करना है,  उदाहरण के लिए यदि हमको टेबल के state  कॉलम में Delhi सर्च करना है तो हम सर्वप्रथम state वाले कालम में किसी भी स्थान पर  प्वाइंटर लाकर क्लिक करते हैं इसके पश्चात find  ऑप्शन का प्रयोग करते हैं यह कार्य करने के लिए आप चाहे तो कीबोर्ड से CTRL+F  एक साथ दबाने पर आपके सामने Find and replace  का एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा इस डायलॉग बॉक्स में find what के सामने दिए गए बॉक्स में Delhi लिखकर find next बटन को दबाएंगे तो आपके सामने वह रिकॉर्ड हाईलाइट हो जाएगी.

find 



 रिकॉर्ड की प्रविष्टि को बदलना ( Replacing Data entry) 

 हम टेबल के रिकॉर्ड में प्रविष्ट किए गए डाटा में भी परिवर्तन कर सकते हैं.  मान लीजिए वे सभी कर्मचारी जिनका डिपार्टमेंट Data processing  हैं,  का नया नाम डाटा Data analyst  रखना है तो सभी रिकॉर्ड के डिपार्टमेंट फील्ड में डाटा प्रोसेसिंग प्रविष्ट को खोज खोज कर डाटा Data analyst टाइप करना अत्यंत दुष्कर कार्य होगा किंतु एक्सेस में उपलब्ध रिप्लेस ऑप्शन के द्वारा यह कार्य बहुत आसानी से किया जा सकता है इसके लिए आपको कीबोर्ड से CTRL+H साथ दबा कर सकते हैं जब आप रिप्लेस  ऑप्शन का प्रयोग करेंगे तो आपके सामने एक फाइंड एंड रिप्लेस का एक विंडो ओपन होगा जिसमें find what  के जगह पर उस अक्षर या शब्द को लिखना है जिसके  स्थान पर दूसरा  अक्षर या शब्द टाइप करना है और replace with  ऑप्शन के जगह पर उस अक्षर या शब्द को लिखना है जो आप चाहते हो.




 रिकॉर्ड को  शॉर्ट  और फिल्टर करना(  Sorting and filter  Records)

  आप अपनी टेबल में उपलब्ध रिकॉर्ड को इसी फील्ड विशेष के आधार पर आरोही व अवरोही क्रम में व्यवस्थित करने का कार्य बहुत आसानी से कर सकते हैं इसके लिए आपको  फील्ड के बगल में एक ड्रॉपडाउन एरो चिन्ह दिखाई दे रहा होगा आप उस पर  या फिल्ड के ऊपर माउस प्वाइंटर को ले जाकर क्लिक करेंगे तो एक मे न्यू ओपन होगा जो नीचे दिया गया है आप देखकर समझ सकते हैं



 अब आप इसमें न्यू में आरोही क्रम के लिए A to Z और अवरोही क्रम में करने के लिए Z to A   वाले ऑप्शन को चुनेंगे

  आप यहां से अपने रिकॉर्ड को फिल्टर भी कर सकते हैं फिल्टर करने का तात्पर्य होता है  टेबल में उपलब्ध रिकॉर्ड में वांछित रिकार्ड अर्थात जो आप चाहते हैं उसको छांटना Filter कहलाता है इसके लिए आप फिल्टर वाले ऑप्शन को चुनकर यह कार्य बहुत आसानी से कर सकते हैं.  ऊपर दिए गए चित्र में शॉर्ट और फिल्टर दोनों प्रदर्शित हो रहा है जिसे देखकर आप समझ सकते हैं.

 रिकॉर्ड को सुरक्षित करना( Saving Records)

  टेबल में रिकॉर्ड को प्रविष्ट करने के साथ-साथ उन को सुरक्षित करते रहना आवश्यक है इसके लिए एमएस एक्सेस में सेव रिकॉर्ड ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है इस कार्य को हम कीबोर्ड पर shift+Enter दोनों किस को दबाकर भी कर सकते हैं या आप home tab  में उपलब्ध रिकॉर्ड ग्रुप के अंतर्गत सेब रिकॉर्ड ऑप्शन होता है जिस पर क्लिक करके आप यह कार्य कर सकते हैं. 

save  record 


फील्ड के नाम को परिवर्तित करना( Changing field Name )

 यदि आप किसी फील्ड के नाम को बदलना चाहते हैं अर्थात परिवर्तन करना चाहते हैं तो इसके लिए आपको सबसे पहले उस फील्ड पर माउस का  राइट बटन क्लिक करते हैं जिसके नाम में परिवर्तन करना है इसके बाद आप को एक में menu ओपन होगा जिसके नीचे रिनेम(rename) ऑप्शन दिखाई देगा उस पर क्लिक करके आप नाम बदल सकते हैं. 

rename 


किसी फील्ड को छुपाना (hiding field) 

   टेबल के किसी कालम या फिल्ड को छिपाने के लिए सबसे पहले उस फील्ड के नाम पर माउस प्वाइंटर लाकर माउस का दाया बटन दबाने पर short menu  ओपन होगा जिसके अंतर्गत hide field का ऑप्शन दिखाई दे रहा होगा जिस पर क्लिक करके आप उस फील्ड को छुपा या हाइड कर सकते हैं.

Hide and Unhide 


  छिपाए गए कालम या फिल्ड को प्रदर्शित अर्थात दिखाना(Unhiding hide fields)

  इसके लिए भी आपको किसी फील्ड के ऊपर माउस प्वाइंटर को ले जाकर माउस का दाया बटन क्लिक करने पर जो menu ओपन होगा उसमें अनहाइड ऑप्शन दिखाई दे रहा होगा जब आप उस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो unhide Colin का विंडो प्रदर्शित होगा जिसमें छिपाए गए सभी फील्ड या कालम दिखाई दे रहे होंगे अब उस ऑप्शन के सामने चेक बॉक्स को चेक कर दें उसके बाद उसे क्लोज कर दें तो आप देखेंगे कि आपके द्वारा छिपाए गए कालम या फिर दिखाई दे रहा होगा.

 किसी field को फ्रीज करना( Freezing Field) 

  यदि हमारी टेबल में  फील्ड की संख्या  इतनी है कि सभी फील्ड रिकॉर्ड की प्रविष्ट करते समय प्रदर्शित नहीं हो पाते हैं, तो ऐसी स्थिति में हम स्क्रॉल करके इस फील्ड में प्रविष्ट करते हैं, यदि हम यह चाहते हैं रिकॉर्ड का कोई विशेष फील्ड अथवा कॉलम स्क्रॉल करते समय अस्थाई रूप से डाटा सहित विंडो के दाई और  प्रदर्शित होता रहे तो इसके लिए सबसे पहले उस फील्ड पर  जिसे फ्रिज करना चाहते हैं उस पार माउस प्वाइंटर को ले जाकर माउस का राइट बटन क्लिक करें तो आपको menu  ओपन होगा जिसमें freeze field,  unfreeze all field  ऑप्शन दिखाई दे रहे होंगेfreeze field  का प्रयोग उस फील्ड को फ्रीज करने के लिए किया जाता है  और unfreeze all field का प्रयोग freeze किए गए फील्ड को  हटाने के लिए किया जाता है. 



 फील्ड के प्रविष्ट को वैलिडेट करना( how to validate data entry in fields) 

 जब हम किसी फील्ड में मान प्रविष्ट करते हैं तो कभी-कभी प्रविष्ट किया गया डाटा वांछित डाटा के मान से कम अथवा अधिक प्रविष्ट हो जाता है इससे बचने के लिए डाटा वैलिडेशन का प्रयोग किया जाता है सामान्यता डाटा वैलिडेशन नंबर, करेंसी अथवा date and time फील्ड पर ही प्रभावी किया जाता है.  उदाहरण के लिए यदि हम यह चाहते हैं कि employee database में table 1  में बेसिक सैलरी फील्ड में केवल 10000 से 40000 के मध्य मान ही प्रविष्ट हो तो इसके लिए हमको निम्न कार्य करने होंगे जो हम नीचे आप लोगों को क्रम से बता रहा हूं.

इसके लिए आपको अपने टेबल को design view में उन्हें खोल लेना है और प्रॉपर्टी सीट में जाकर वैलिडेशन रूल के सामने आप कंडीशन लिख सकते हैं जैसा कि नीचे चित्र में दिया गया है जिसे देखकर आप समझ सकते हैं.

Validation Rure

 वैलिडेशन लगाने के लिए आपको relational ऑपरेटर का ज्ञान होना चाहिए जिसके माध्यम से आप विभिन्न प्रकार के वैलिडेशन रुल लगा सकते हैं.


 टेबल के बनावट को सुधारना( Modifying Table Structure) 

  किसी भी टेबल पे स्ट्रक्चर को सुधारने अथवा मानसिक परिवर्तन करने के लिए हमें उस टेबल को design view  मैं खोलना होता है खोलने के बाद ही हम टेबल पे स्ट्रक्चर में वांछित सुधार कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, किसी फील्ड का डाटा टाइप बदलना आदि.


  टेबल में नया फिल्ड जोड़ना( Inserting New Field)   

टेबल में नया field  इंसल्ट करने के लिए जिस फील्ड के आगे और पीछे नया फिल्ड जोड़ना चाहते हैं उस फील्ड पर माउस प्वाइंटर को लाकर राइट बटन क्लिक करेंगे तो menu ओपन होगा उसमें  इंसर्ट फील्ड ऑप्शन दिखाई दे रहा होगा उस field  पर क्लिक  करेंगे तो एक नया फिल्म जुड़ जाएगा .

 दूसरी विधि यह है कि आप अपने टेबल को डिजाइन भी हुए खोलने और जिस लड़के आगे और पीछे नया फिल्ड जोड़ना चाहते हैं उस फील्ड को चुनकर एक नया रो इंसल्ट कर लीजिए फिर उसके अंदर field  और उसका डाटा टाइप निर्धारण कर लीजिए.

 फील्ड के प्रॉपर्टीज को सुधारना ( modifying field properties)

 साथियों किसी टेबल की प्रॉपर्टीज को सुधारने के लिए आपको उस टेबल को Design view  में ओपन करना होगा फिर आप जिस फील्ड की प्रॉपर्टी सुधारना चाहते हैं उस फील्ड को चुन लीजिए फिर आप उस फील्ड के नीचे प्रॉपर्टी सीट में जाकर आप अपना सुधार कर सकते हैं प्रत्येक फील्ड का प्रॉपर्टी अलग-अलग होती है जैसे नंबर डाटा टाइप के लिए अलग होता है,  टेक्स्ट डाटा टाइप के लिए अलग होता है,  डेट और टाइम के लिए अलग होता है इसी तरह सभी प्रकार के डाटा टाइप के लिए अलग-अलग उसका properties sheet  में उसकी प्रॉपर्टी प्रदर्शित होती है

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