What is MS Access ( एमएस एक्सेस क्या है)

लेखक: Durgesh Kumar Yadav -

 What is MS Access ( एमएस एक्सेस क्या है)

 एम एस ऑफिस  में डेटाबेस मैनेजमेंट के लिए प्रयोग किए जाने वाला एक अत्यंत महत्वपूर्ण एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है, इस प्रोग्राम में बने फाइल को डाटाबेस फाइल के नाम से जाना जाता है इस फाइल का विस्तारित नेम (Extension Name) .accdb  होता है. 

 यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 95  के अतिरिक्त सभी संस्करणों में यह प्रोग्राम उपलब्ध है.

MS Access 2016  का  प्रयोग Database  व्यवस्थापन( Database Management) के लिए किया जाता है यह रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम को भी सपोर्ट करता है.

  माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2016 की सहायता से अनेक डेटाबेस टेबल तैयार करके इनको आपस में संबंध (relation) स्थापित किया जा सकता है.  इसके साथ ही किसी टेबल में नए रिकॉर्ड को जोडना और अवांछनीय रिकॉर्ड को मिटाया जा सकता है. और किसी विशेष प्रकार के आंकड़ों को मॉनिटर स्क्रीन पर अथवा प्रिंट के रूप में प्राप्त किया जा सकता है.   और तैयार की गई डेटाबेस टेबल के आधार पर विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट फार्म और mailing lables भी तैयार किए जा सकते.  और साथ ही टेबल में रिकॉर्ड के रूप में संचित डाटा के अनुरूप गणनाए करके परिणाम भी प्राप्त किया जा सकता है.

 साथियों जब आप माइक्रोसॉफ्ट Access  प्रोग्राम ओपन करेंगे तो उसका प्रथम विंडो कुछ इस प्रकार दिखाई देगा.

Access window


 साथियों ऊपर दिए गए पिक्चर आप देखेंगे तो लेफ्ट साइड में रीसेंट (recently)वाले ऑप्शन में तत्काल में खोली गई सभी फाइलों का लिस्ट दिखाई देता है और सबसे नीचे ओपन फाइल्स लिखा हुआ है और एक वहां पर फोल्डर का आइकन बना हुआ है जब आप उस आइकन पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने कुछ इस तरह से विंडो दिखाई देगा जो नीचे दिया गया है.

Open window. 

 ऊपर दिए गए पिक्चर देखिए यहां से आप अपने डेटाबेस फाइल को जो पहले से बनी हुई हो उसे ओपन अर्थात खोल सकते हैं. 

 

यदि आप New database file   बनाना चाहते हैं तो ब्लैंक डेस्कटॉप डेटाबेस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने ब्लैंकडेस्कटॉप डेटाबेस का एक विंडो सामने आएगा.

Blank desktop database window. 

अब आप उस विंडो में फाइल नेम के जगह पर आपको डेटाबेस का नाम देना पड़ेगा जो आप देना चाहते हैं  अर्थात आप यू समझे कि डेटाबेस एक प्रकार की फाइल ही होती है जो एमएस एक्सेस में बनी हुई होती है. 

 अब आप क्रिएट वाले ऑप्शन पर क्लिक करें तो आप देखेंगे कि आपके सामने इस प्रकार से विंडो दिखाई देगा जहां से आप table, फार्म, रिपोर्ट लेबल ,आप बना सकते हैं और अपने डेटाबेस फाइल में डाटा का प्रबंधन का कार्य कर सकते है. 


Database window 

  अब यह भी जान लेना आवश्यक है एक अच्छा डेटाबेस की क्या विशेषताएं होनी चाहिए और किन बातों का आपको ध्यान रखना चाहिए चलिए हम आपको बताते हैं. 

 डेटाबेस की विशेषताएं(Characteristics of Database) 

 डेटा   सामंजस्यता(Data consistency) 

 जब डेटाबेस के किसी डाटा आइटम में कोई परिवर्तन अथवा संपादन किया जाता है, तो यह परिवर्तन अथवा संपादन प्रत्येक उस डाटा फाइल में हो जाना आवश्यक होता है जिसमें व डाटा आइटम स्थित है. यदि डेटाबेस की एक डाटा फाइल में तो यह परिवर्तन हो जाता है परंतु अन्य डाटा फाइल के उसी डाटा आइटम में कोई परिवर्तन नहीं होता है तो यह  भ्रम उत्पन्न कर देगा.  जब उन फाइल से रिपोर्ट बनाई जाएगी तो यह सत्य एवं विश्वसनीय नहीं होगी.

  Data Redundancy 

Data redundancy एक ऐसी स्थिति है जिसमें की डेटाबेस में स्थित फाइल में एक ही डाटा अकारण बार-बार आता है इसमें डेटाबेस का आकार बढ़ने के साथ-साथ उस को व्यवस्थित करने में बाधा उत्पन्न होती है

 डेटा की स्वतंत्रता(Data Independece)

 डेटा के भौतिक स्वरूप को परिवर्तन करने पर उसके तार्किक स्वरूप में कोई परिवर्तन करने की आवश्यकता ना होना ही डाटा की स्वतंत्रता कहलाती है.  इसे इस प्रकार भी आप समझ सकते हैं कि डाटा के भौतिक स्वरूप में कोई परिवर्तन करने पर हमें अपने प्रोग्राम में कोई परिवर्तन ना करना पड़े.

 एक अच्छे डेटाबेस में डाटा की पुनरावृति नहीं होनी चाहिए.

एक अच्छे डेटाबेस में स्थित डाटा को कोई और वांछनीय व्यक्त छेड़छाड़ ना कर सके इसके लिए डेटा की सुरक्षा का प्रबंध होना चाहिए . डेटा की सुरक्षा पासवर्ड डालकर भी की जा सकती है. 

MS Word  की प्रत्येक टैब के साथ उसकी कमांड की विस्तृत जानकारी  दिया गया है कृपया दिए गए लिंक पर क्लिक करें  

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