एम एस एक्सेल में डाटा टैब का उपयोग (Data Tab in MS Excel 2007 -2016 in Hindi)

 एम एस एक्सेल में डाटा टैब का उपयोग, और इसमें उपलब्ध ग्रुप के अंदर ऑप्शन की विस्तृत जानकारी इस पोस्ट में दिया गया है.  (Data Tab  in MS Excel 2007 -2016  in Hindi)

एम एस एक्सेल के डाटा  टैब का प्रयोग करना तब बहुत महत्वपूर्ण हो जाता है  जब हम  बहुत अधिक मात्रा में डेटा  बाहर से  वर्कशीट में लाना हो तो. साथ में  इसमें डाटा को फिल्टर(filter), sort  करने के लिए भी बहुत उपयोगी ऑप्शन होते हैं
मित्रों  Data Tab को 6 group  में बाटा गया है और प्रत्येक ग्रुप में  विभिन्न प्रकार के  कार्य करने के लिए ऑप्शन होते हैं  जिनके बारे में  नीचे  विस्तृत जानकारी  दिया गया है
Get External Data
Get and Transformed 
Connections 
Sort&Filter
Data Tools
Forecast 
Outline 
Data tab in MS Excel 2016 

Get External Data Group 

 इस ग्रुप के अंदर  उपलब्ध command  का इस्तेमाल बाहरी किसी एप्लीकेशन में बने फाइल को worksheet मैं लाने के लिए किया जाता है  इसके अंतर्गत

From Access

 इस command  का इस्तेमाल आप तब कर सकते हैं जब आपको एमएस एक्सेस मे बनी फाइलों को एम एस एक्सेल के वर्कशीट में लाना चाहते हैं तो यह कार्य बहुत आसानी से कर सकते हैं इसके लिए आपको सबसे पहले वर्कशीट में जिस जगह पर डाटा को इंपोर्ट अर्थात लाना चाहते हैं उस सेल को सेलेक्ट करने उसके बाद from access  ऑप्शन पर माउस से क्लिक करें तो तो आप देखेंगे कि एक विंडो अर्थात डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें एमएस एक्सेस  बनी हुई फाइल दिखाई देगा या  आप उसको  ढूंढ ले  उसके बाद  उस फाइल को आप सेलेक्ट कर ले आप फिर ओके बटन को क्लिक करें तो आप देखेंगे कि वह फाइल आपके वर्कशीट में आ चुकी है

From web

साथियों इस command  का प्रयोग इंटरनेट से किसी वेबसाइट को ओपन करके उसमें उपलब्ध सूचना को अपने वर्कशीट में लाने के लिए किया  जाता है इसके लिए आपको from web ऑप्शन पर क्लिक करना होगा उसके बाद आप देखेंगे एक वेब ब्राउजर प्रोग्राम ओपन होगा फिर उस ब्राउज़र प्रोग्राम में आप वेबसाइट का नाम लिखकर उस वेबसाइट को खोलें फिर उस वेबसाइट में जो सूचना आप वर्कशीट में लाना चाहते हैं तो आप देखेंगे कि सूचना को जो आप लाना चाहते हैं उसके बगल में या x का चिन्ह दिखाई देगा जिस पर क्लिक करते ही वह सूचना आपके वर्कशीट में आ जाएगा

From Text

 इस option का प्रयोग वर्कशीट में टेक्स्ट फाइल इंपोर्ट करने के लिए किया जाता है साथियों आपको पता होगा कि बहुत से एप्लीकेशन प्रोग्राम होते हैं जो टेक्स्ट प्रोग्राम होते हैं जैसे नोटपैड यदि आप नोटपैड के फाइल को वर्कशीट में लाना चाहते हैं तो इस ऑप्शन के द्वारा आप ला सकते हैं इसके लिए बस आपको from text option  पर क्लिक करना होगा तो आप देखेंगे एक डायलॉग बॉक्स आएगा जिसमें से आप टेक्स्ट फाइल को सेलेक्ट कर लेंगे फिर ओके बटन पर क्लिक करेंगे तो आप देखेंगे कि वह data आपके वर्कशीट में आ चुका होगा

From other sources

मित्रों इस ऑप्शन के द्वारा आप दूसरा स्रोत जैसे SQL server,  XML,  आदि से आप इंफॉर्मेशन को अपने वर्कशीट में ला सकते हैं.

Get&Transform group

 साथियों   इस ग्रुप के द्वारा आप तेजी से अपनी डाटा को  वर्कशीट में ला सकते हैं और अपनी  विश्लेषण आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डाटा के स्रोतों से जुड़ने और संयोजन   करने में सक्षम बनाता है

Connection group

  इस ग्रुप के द्वारा जो आपने get external group के माध्यम से कोई सूचना आप वर्कशीट में लाए है  तो उसके कनेक्शन को मालूम करना हो  तो इसमें उपलब्ध कनेक्शन (connection) ऑप्शन के द्वारा आप जान सकते हैं तथा यदि आप वर्कशीट में  कोई डाटा लाए हुए हैं उसके मूल फाइल में यदि कोई संशोधन आपने किया हो और वह संशोधन आपके वर्कशीट में बदलाव नहीं हुआ है तो रिफ्रेश करके उसे अपडेट कर सकते हैं इसके लिए आपको रिफ्रेश (refresh) ऑप्शन को क्लिक करना होगा

Sort&filter group

साथियों शार्ट और फिल्टर ग्रुप के द्वारा आप अपने वर्कशीट में उपलब्ध रिकॉर्ड को व्यवस्थित करना तो इस ग्रुप में उपलब्ध ऑप्शन के द्वारा बहुत आसानी से किया जा सकता है इसके लिए अलग अलग तरीके से सूचना को व्यवस्थित करने के लिए कमांड अर्थात ऑप्शन होते हैं जिनका अपना एक विशेष कार्य होता है उसके बारे में हम नीचे आपको प्रत्येक ऑप्शन का विस्तृत जानकारी दे रहे हैं कृपया आप देखें

Sort

 साथियों sort  ऑप्शन के द्वारा आप वर्कशीट में उपलब्ध रिकॉर्ड को एसेंडिंग अर्थात A to  z और डिसेंडिंग अर्थात z to a  के तरफ sorting करना है तो sort command  के द्वारा आप कर सकते हैं जब आप sort command पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने एक sort  विंडो ओपन होगा जिसमें sort करने के लिए विंडो में आपको column,  sort on,  order  तीन ऑप्शन होंगे जिनको आप चुनकर sorting का कार्य बहुत आसानी से कर सकते हैं
Step:-
 1:- सबसे पहले आपको वर्कशीट में उपलब्ध रिकॉर्ड को जिसे आप sort करना चाहते हैं उसे सेलेक्ट करना होगा
2:- उसके बाद सारे ऑप्शन पर माउस से क्लिक करना होगा फिर आप देखेंगे आपके वर्कशीट  में sort  विंडो ओपन होगा
3:-फिर आपको column,  sort on,  order  ऑप्शन  सेलेक्ट करके ओके बटन क्लिक करने पर आप देखेंगे कि आपका डाटा sort हो गया होगा

Filter

इस ऑप्शन का प्रयोग वर्कशीट में उपलब्ध रिकॉर्ड में से कोई वांछित रिकार्ड को फिल्टर करने अर्थात निकालने के लिए किया जाता है इसके लिए आपको सबसे पहले  उस रिकॉर्ड को सेलेक्ट करना होगा उसके बाद फिल्टर ऑप्शन पर क्लिक करना होगा तो आप देखेंगे की जो रिकॉर्ड का फील्ड है उन सभी फिल्मों में फिल्टर बटन लग चुका होगा अब आप उस फिल्टर बटन पर क्लिक करके आप फिल्टर का कार्य तथा sorting का कार्य कर सकते हैं

Advanced filter

 मित्रों advanced filter MS Excel  में बहुत ही उपयोगी और पावरफुल कमांड है इसके द्वारा भी फिल्टर का कार्य किया जाता है लेकिन यह आपको शर्त के अनुसार रिकॉर्ड में से वांछित सूचना को निकालने के लिए अर्थात हटाने के लिए किया जाता है मित्रों जब आप एडवांस फिल्टर पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने एक छोटा सा एडवांस फिल्टर का विंडो आएगा जिसमें लिस्ट रेंज सेलेक्ट करने के लिए ऑप्शन होगा क्राइटेरिया रेंज निर्धारित करने के लिए ऑप्शन  होगा इन option को आप निर्धारित करके फिल्टर का कार्य कर सकते हैं.

Data Tools group

 इस ग्रुप के अंतर्गत  तीन ऑप्शन पाए जाते हैं जो नीचे क्रम से दिया गया है और उसके विस्तृत जानकारी भी.

Text to column

 इस ऑप्शन का प्रयोग जब आप वर्कशीट के सेल में कोई वाक्य लिखे होते हैं तो उस वाक्य में उपलब्ध शब्दों को अलग-अलग कालम में करना चाहते हैं तो टेक्स्ट टू कॉलम ऑप्शन के द्वारा बहुत आसानी से कर सकते हैं इसके लिए आपको उस सेल को चुनना होगा जिसमें आपने वाक्य लिखा हुआ है फिर आप टेक्स्ट टू कॉलम ऑप्शन पर क्लिक करें तो आप देखेंगे कि एक विंडो आएगा जिसमें आपको नेक्स्ट नेक्स्ट करके आप शब्दों को अलग-अलग column में रख सकते हैं यह बहुत ही आसान प्रक्रिया है

Remove Duplicate

 इस ऑप्शन का प्रयोग वर्कशीट में यदि आप कोई रिकॉर्ड रखे हैं और उस रिकॉर्ड में बहुत से रिकॉर्ड डुप्लीकेट है अर्थात एक जैसा है तो उसमें से डुप्लीकेट रिकॉर्ड को निकालना हो तो यह कार्य रिमूव डुप्लीकेट ऑप्शन के द्वारा बहुत आसानी से किया जा सकता है इसके लिए आपको सबसे पहले जिस रिकॉर्ड में से डुप्लीकेट छांटना है उसे सेलेक्ट कर ले फिर आप डुप्लीकेट ऑप्शन पर माउस से क्लिक करें तो आप देखेंगे कि आपको जितने डुप्लीकेट होंगे उनको एक विंडो में संख्या प्रदर्शित करेगा फिर आपको डुप्लीकेट को हटाने के लिए ओके बटन पर क्लिक करना होगा ओके बटन क्लिक करते ही आपको एक वार्निंग देगा यदि आप एकदम sure  हैं तो फिर आपको yes option  को क्लिक करना होगा तो आप देखेंगे कि आप के रिकॉर्ड में डुप्लीकेट वैल्यू जितना भी होगा वह हट गया होगा अर्थात रिमूव हो गया होगा

Data validation

साथियों डाटा वैलिडेशन ऑप्शन कमांड एम एस एक्सेल का बहुत ही उपयोगी  है
साथियों मान लीजिए  column A मैं  आपको  50 से  100 के बीच में  सिर्फ नंबर  लिखना है , इसके अलावा यदि हम कोई और नंबर लिखें तो वह एक्सेप्ट अर्थात स्वीकार ना करें या वार्निंग दे तो  यह सब कार्य आप वैलिडेशन ऑप्शन के द्वारा निर्धारित कर सकते हैं इसी तरह और भी सर्च हो सकते हैं जैसे मान लीजिए कि Colmun B आपको केवल  200 से अधिक  नंबर ही लिखना है और column C मैं  सिर्फ आपको 500 ही लिखना है,   या आपको ड्रॉपडाउनलिस्ट बनाना है तो भी यह कार्य वैलिडेशन ऑप्शन के द्वारा आप कर सकते हैं

Consolidation

 साथियों कंसोलिडेट ऑप्शन का प्रयोग वर्कबुक में अलग अलग  worksheet में रखे गए रिकार्ड को एक वर्कशीट में sum,  count,  average, Max, Min फंक्शन के साथ एकत्रित करने के लिए किया जाता है साथियों आप चाहे तो अलग-अलग वर्क बुक फाइल के रिकार्ड को भी वर्तमान के वर्कबुक के किसी भी सीट में एकत्र कर सकते हैं
साथियों उदाहरण के रूप में  मान लीजिए कोई एक सेल्समैन है और वह अपना कोई सामग्री जनवरी months से लेकर जून तक  sheet1 रखा है  तथा जुलाई से लेकर दिसंबर months तक का रिकॉर्ड sheet2 में रखा हुआ है यदि वह  अपना दोनों रिकॉर्ड को  sheet3 लाना चाहते हैं अर्थात एकत्र करना चाहते हैं तो उसके वह कंसोलिडेट ऑप्शन का प्रयोग  करके ला सकता है

What if analysis

 के अंतर्गत तीन tools  पाए जाते हैं जिनके द्वारा मल्टीपल डाटा के साथ  तुलनात्मक analysis  किया जाता है

Scenario Manager

 इसके द्वारा आप अपने रिकॉर्ड का Scenario  तैयार कर सकते हैं जिनके द्वारा आप अपने वर्तमान डाटा के साथ  analysis करने में बहुत ही सहायक होता है

Goal seek

 इस टूल्स के द्वारा आप किसी डाटा में कोई वैल्यू एडजेस्ट करके आप अपना टारगेट अर्थात लक्ष्य  को ढूंढ अर्थात जान सकते हैं

Data table

 इस tools के द्वारा भी आप अपने डाटा के आधार पर  एक डाटाटेबल तैयार कर सकते हैं

Forecast sheet

 ऑप्शन के द्वारा आप  worksheet  के डाटा को एक रेखीय रूप में पूर्वानुमान लगा सकते हैं कि उसका ग्रोथ रेट या डाउन रेट क्या होगा

Outline group

 इस ग्रुप के अंतर्गत कुछ ऑप्शन पाया जाता है जिनका नाम क्रम से नीचे दिया गया है

Group

ऑप्शन का प्रयोग दो या दो से अधिक rows या columns को एक ग्रुप में करने के लिए किया जाता है

Ungroup

 ऑप्शन के द्वारा  आपके द्वारा रो और कॉलम को ग्रुप जो किया गया है उसको तोड़ने के लिए अर्थात अलग अलग करने के लिए मतलब यह समझे कि पुनर स्थिति में ले जाने के लिए किया जाता है

Subtotal

इस ऑप्शन का प्रयोग  डेटाबेस या लिस्ट में एक कॉलम के अंदर नंबर की सबटोटल sum ,count , max ,min ,average etc function के साथ किया जाता है

MS Word  की प्रत्येक टैब के साथ उसकी कमांड की विस्तृत जानकारी  दिया गया है कृपया दिए गए लिंक पर क्लिक करें  

MS Excel की प्रत्येक टैब की विस्तृत जानकारी के लिए दिए गए लिंक पर क्लिक करें.

MS Access की जानकारी के लिए दिए गए लिंक पर क्लिक करके उस टॉपिक की विस्तृत जानकारी प्राप्त कर सकते है।  



MS PowerPoint की जानकारी के लिए दिए गए लिंक पर क्लिक करके उस टॉपिक की विस्तृत जानकारी प्राप्त कर सकते है।




टिप्पणियाँ

इस ब्लॉग से लोकप्रिय पोस्ट

आउटपुट डिवाइस क्या है? (What is Output device in Hindi)

MS Access में फार्म क्या होता है? और इसका प्रयोग क्यों करते हैं, और यह कितने प्रकार के होते हैं इसकी विस्तृत जानकारी (what is Form in MS Access 2016, and Type of Form in Access)

वाउचर क्या है ? और यह कितने प्रकार के होते हैं, इसकी विस्तृत जानकारी(What is Voucher and type of voucher in Tally)

मेमोरी क्या है?(What is Memory in hindi )

MS Access में query क्या होता है? और यह कितने प्रकार के होते हैं. (What is Query? And type of query in access 2016 in hindi)

टैली में ग्रुप क्या होता है? और कितने प्रकार के होते हैं उसकी विस्तृत जानकारी (What is Group in Tally and type of group)

MS Access 2016 मे Report क्या है? और यह कितने प्रकार की होती हैं, इसका प्रयोग क्यों किया जाता है, इसकी विस्तृत जानकारी. (What is Report in MS Access 2016? And Type of Report in access, how to use MS access)

कंप्यूटर की विशेषताएं (Characteristics of Computer in Hindi )

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्या है ? (What is Microsoft Office ? )

एम.एस वर्ड के इंसर्ट टैब का उपयोग( Use of Insert Tab in M.S Word )